【みんなで集まって何してんの】

以前の会社では定例会議が月に一回ありました。

今後の販売計画やクレーム対応についての報告など。

全員に知ってもらいたいというトップの意見で全社員が基本的には参加する。

50人くらいかな。

もちろん自分も例外なく新人の頃から、会議には参加していた。

当初は話の内容もよくわからなく、話を振られてもたいした意見も出てこなかった。

その中で『会議に参加している意味ってあるのかな』と思い始めてきた。

情報共有であれば、事前に資料を配布したり、会議内容を録画するとかでもいい。

会議中の人件費、会議室のレンタル料などのコストに見合った成果がこの会議にあるのかと。

当時の自分のように、なにもわからないまま会議に参加している社員もいるし、一回も発言しない社員もいる。

そんな中、話されている内容が、コスト削減や生産効率だったりする。

この会議自体が非効率的でコストを上げているんじゃないか。

会議を行う事自体は悪い事ではないし、情報共有などの面でも必要なんだと思う。

ただ話が脱線して、無関係な話が長くなったり、一部のメンバーで話をしだしたりと

所謂無駄な時間も多い。

どうすれば成果の伴う会議にできるのか。

今の会社で取り入れているのは

・当事者を参加させる

・会議の終了時間を決める

・少人数で行う

・定例会議ではなく臨時で行う

・上記内容を理解した進行役を設ける

これ以外にもあるんだけど、大まかにこれくらい。

多分こんなの当たり前だろって思う人の方が多そうですが…

・当事者を参加させる

担当者ではなく、当事者。新人でもベテランでもその業務の当事者を参加させないと

話が進まないし当事者ならではの意見の吸い上げにもつながる。

これが結構大事だったりします。やっぱ現場の声は重要。

・会議の終了時間を決める

よくある午後は全部会議室取ってあるんで！みたいだと会議自体に緊張感が

なくなり間延びした状態になっちゃう。

こうなると、ダラダラ時間が過ぎていってしまいます。

結論がでれば予定終了時間前でも終わらせちゃいます。

・少人数で行う

人数が多すぎると何割かは参加していない状態になってる場合がある

参加人数が多い＝たくさんの議論ができる　

必ずしもそうではなく、少人数の方が意見交換や情報共有はスムーズだったりします

・定例ではなく臨時

会議内容によってですが、定例に拘らず優先度の高い内容は臨時で

その都度行う。

クレーム案件や緊急度の高いものはスピードが大切。

それこそ会議を開かずに解決したい。

・上記内容を理解した進行役を設ける

これが難しかったりするんですが、場をしっかりみれる人がいると

結構いいですよね。

空気を読むって事ではなく、タイミング良く落としどころをしっかり把握しているような。

今はこんな感じですね。

会議自体がマンネリ化すると、良い意見をなかなな出てこなくなる。

せっかく時間取ってんだから有効的に使いたいよね。

良い一週間を。